Deadline in zicht? De ideale planning voor het bestellen van je kerstgeschenken

De feestdagen komen met rasse schreden dichterbij. Voor office managers en marketeers begint nu de jaarlijkse race tegen de klok. Wanneer moet je kerstgeschenken bestellen om ze op tijd binnen te hebben? En hoe zorg je ervoor dat alles volgens plan verloopt? Dit stappenplan helpt je bij een gestructureerde eindejaarsplanning.

Waarom een goede planning belangrijk is

Elk jaar gebeurt hetzelfde: kerstgeschenken worden steeds later besteld. Dat brengt risico’s met zich mee. Levertijden komen onder druk, de kwaliteit kan lijden en de stress neemt toe. Vooral bij bedrukte relatiegeschenken speelt dit, omdat personalisatie extra tijd kost.

Een goede planning voorkomt teleurstellingen. Je hebt de tijd om het juiste product te kiezen, proefdrukken te beoordelen en eventuele correcties te doen. Bovendien kun je beter onderhandelen met leveranciers en heb je meer zekerheid over tijdige levering.

Bekijk hier ons aanbod kerstsokken

Drukte in december: plan extra tijd in

December is de drukste maand voor leveranciers van bedrukte geschenken. Levertijden kunnen oplopen tot drie weken of meer. Begin daarom ruim op tijd met je voorbereidingen.

Wanneer kerstgeschenken bestellen? Het ideale tijdschema

4–6 weken voor levering: voorbereiding

Begin idealiter begin november met plannen. Dit geeft je voldoende ruimte voor:

• productselectie en vergelijking van leveranciers
• het vaststellen van je budget
• controle van aanleverspecificaties
• het voorbereiden van logo en ontwerp

3–4 weken voor levering: beslissing nemen

Rond half november maak je de definitieve keuzes:

• producten selecteren
• offertes vergelijken en goedkeuren
• bestelling plaatsen
• proefdrukken aanvragen

2–3 weken voor levering: controlefase

Eind november controleer en bevestig je alle details:

• proefdrukken goedkeuren
• eventuele aanpassingen doorvoeren
• productie laten starten
• leveringsdetails bevestigen

1–2 weken voor levering: productie en levering

Begin december draait alles om productie en logistiek:

• de voortgang van de productie volgen
• de leveringsplanning afstemmen
• distributie voorbereiden
• eventuele last-minute aanpassingen doen

Aanleverspecificaties voor logo’s: voorkom vertraging

Verkeerde bestandsformaten zijn een veelvoorkomende oorzaak van vertraging. Zorg dat je logo aan de juiste eisen voldoet.

Beste bestandsformaten

Gebruik bij voorkeur gevectoriseerde bestanden:

• EPS (Encapsulated PostScript)
• AI (Adobe Illustrator)
• PDF (vector-gebaseerd)

Deze formaten blijven haarscherp, ongeacht de grootte, en zijn perfect voor drukwerk.

Pixelbestanden: wanneer wel of niet gebruiken

Bestanden zoals JPG en PNG zijn minder geschikt voor drukwerk. Ze zijn niet schaalbaar en kunnen wazig worden bij vergroting. Alleen als er geen vectorversie beschikbaar is, kun je ze gebruiken – bij voorkeur met een resolutie van minimaal 300 DPI.

Kleurspecificaties

Let op de juiste kleurinstellingen:

• CMYK voor drukwerk
• RGB alleen voor digitale toepassingen
• Pantone-kleuren voor exacte kleurweergave

Handige tips voor een soepel verloop

Stel interne deadlines

Plan intern ruimere deadlines dan die van de leverancier, zodat je buffer hebt voor onverwachte vertragingen.

Beoordeel proefdrukken snel

Veel leveranciers bieden gratis digitale proefdrukken aan. Beoordeel deze binnen 24 tot 48 uur om vertraging te voorkomen.

Overweeg backupopties

Zorg altijd voor een plan B. Houd een lijst bij van producten met kortere levertijden, voor het geval iets misgaat.

Communiceer met je team

Zorg dat iedereen binnen het team weet wie waarvoor verantwoordelijk is en wanneer deadlines naderen.

Veelvoorkomende valkuilen

Vermijd deze fouten:

• te laat starten met de planning
• verkeerde bestandsformaten aanleveren
• proefdrukken te lang laten liggen
• geen rekening houden met decemberdrukte
• trage interne besluitvorming

Samenvatting: jouw checklist voor succes

Voor een geslaagde kerstcampagne met bedrukte relatiegeschenken:

1. Start 4–6 weken voor de gewenste leveringsdatum.
2. Lever logo’s aan in vectorformaat (EPS, AI, PDF).
3. Plan 1–2 weken in voor productie.
4. Keur proefdrukken binnen 48 uur goed.
5. Houd rekening met extra drukte in december.
6. Communiceer helder binnen het team.